Asistente de Oficina Administrativo (a) in BBK+2Brains

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Somos una consultora con más de 350 profesionales que integran la creatividad, tecnología, negocios y marcas, con equipos de alto desempeño, diversos, colaborativos y cercanos, para crear soluciones de vanguardia, de impacto positivo y relevancia.
Contamos con gran experiencia en el mercado Latinoamericano trabajando con marcas reconocidas en la formulación e implementación de sus estrategias desde la concepción de su modelo de negocio, la integración de herramientas tecnológicas, el entendimiento de la experiencia y la estrategia de marca.
Apoyamos a las empresas en la creación de productos y servicios digitales innovadores centrados en el cliente, a través de un trabajo interdisciplinario que combina la estrategia, los datos y el diseño; guiándolos de esta manera al cumplimiento de sus propósitos y dando valor a las personas y el entorno.

El/la Asistente de Oficina Administrativo (a) debe

Estará encargada/o de proporcionar un entorno de trabajo óptimo y un alto nivel de servicio para los miembros de la empresa. Este rol implica garantizar el funcionamiento eficiente del espacio de trabajo, coordinar y controlar las operaciones diarias de la oficina y gestionar las actividades administrativas, con el fin de que los demás trabajadores puedan realizar sus funciones de manera efectiva. Se requiere un perfil con estudios administrativos o de alguna carrera afín.
¿Cuáles son las actividades principales que debes realizar?
  • Disponer de un ambiente adecuado y ordenado en los espacios comunes de la oficina.
  • Realizar onboarding en la oficina y recorrido de espacios comunes a nuevos BBK+2 Brainers.
  • Gestionar y realizar compras y cotizaciones con diferentes proveedores según los requerimientos de la organización.
  • Administrar, mantener y facilitar los suministros y consumos de la oficina (comida y bebida, materiales de oficina, impresora, cafetera, etc.).
  • Mantener constante comunicación con los diferentes proveedores de la empresa, a fin de hacer seguimiento y entregar status de los requerimientos.
  • Recepcionar y realizar envíos de paquetes, equipos, regalos, documentos, entre otros, con servicio de entregas.
  • Atender y recepcionar visitas a la oficina, coordinando los estacionamientos, aforo permitido y ocupación de los espacios de trabajo.
  • Recepcionar documentos con servicio de entregas y coordinar servicios de transporte.
  • Apoyo administrativo y logístico al área de Soporte.
  • Completar información de empresas en contratos comerciales.
  • Garantizar que las salas de reuniones se mantengan organizadas y en condiciones adecuadas después de su uso.
  • Apoyo en organización y gestión de eventos.

¿Qué conocimientos buscamos en el/la Asistente de Oficina Administrativo (a)?

  • Conocimientos en herramientas de gestión y planificación.
  • Conocimientos en trámites legales, contractuales y notariales.
  • Conocimientos en el ciclo de adquisiciones y compras.
  • Conocimientos en herramientas como Excel.

¿Qué competencias buscamos en/Asistente de Oficina Administrativo (a)?

  • Habilidades de organización, atención al detalle y resolución de problemas.
  • Dedicación al servicio.
  • Actitud proactiva.
  • Enfoque en satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos.
  • Capacidad de planificación, coordinación.
  • Buena dicción y ejecución.
  • Buenas habilidades comunicativas.
  • Capacidad para interactuar con diferentes personas y niveles jerárquicos dentro de una organización.
  • Flexibilidad y adaptación.
  • Motivación al cambio e innovación.
  • Curioso.
  • Autónomo.
  • Generoso.
  • Conectado y Alegre.
  • Franco y respetuoso.
  • Ganas de aprender.

Te ofrecemos

  • Capacitación y formación académica en relación a los objetivos del rol.
  • Entorno de trabajo flexible y dinámico, además de un alto trabajo colaborativo.
  • Aprendizaje y crecimiento permanente, generamos talks, capacitaciones y talleres.
  • Beneficios: un día libre de regalo por tu cumpleaños, 4 semanas de vacaciones, convenios para cursos de especialización y centro de atención psicológica, capacitación y más beneficios.

Outdoors The premises have outdoor spaces such as parks or terraces.
Flexible hours Flexible schedule and freedom for attending family needs or personal errands.
Internal talks BBK+2Brains offers space for internal talks or presentations during working hours.
Paid sick days Sick leave is compensated (limits might apply).
Bicycle parking You can park your bicycle for free inside the premises.
Health coverage BBK+2Brains pays or copays health insurance for employees.
Computer provided BBK+2Brains provides a computer for your work.
Education stipend BBK+2Brains covers some educational expenses related to the position.
Informal dress code No dress code is enforced.
Vacation over legal BBK+2Brains gives you paid vacations over the legal minimum.
Beverages and snacks BBK+2Brains offers beverages and snacks for free consumption.
Vacation on birthday Your birthday counts as an extra day of vacation.
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